Buchhaltung

Dank dieses Kommentars haben wir unser internes System um eine weitere E-Mail-Adresse (für technische Belange) erweitert, wohin künftig (sofern vorhanden) auch die Traffic-Abrechnungen geschickt werden.

Es gibt fortan drei bei uns hinterlegbare Adressen:

[1] Standard: hierher geht alles, was nicht unter 2 oder 3 fällt bzw. wenn dort nichts hinterlegt ist
[2] Buchhaltung: Rechnungen
[3] Technik: vorläufig nur Traffic-Abrechnungen

Wir werden unser Mailing-System ggf. noch anpassen und ggf. rein technische Mailings dorthin schicken.

Es ist immer wieder erschreckend, wie sehr sich doch das Misstrauen in den Köpfen mancher Unternehmer festgesetzt hat.

Ich sprach kürzlich mit einem befreundeten Unternehmer über die Gehaltszahlungen, dabei sagte ich ihm, dass bei uns die Gehälter 1 Monat im voraus gezahlt werden - praktisch wie bei Beamten.

Seine spontane Frage: Und was ist, wenn ein Mitarbeiter dann plötzlich nicht mehr kommt und Du Deinem Geld hinterherlaufen musst?

Meine ebenso spontane Antwort: Dann habe ich die falsche Personalentscheidung getroffen!

Wenn ich meinen Mitarbeitern so wenig vertrauen würde, darf dürfte ich sie hier morgens nicht ins Büro oder gar das Rechenzentrum lassen...

... der stellt auch der Buchhaltung technische Fragen.

Ich kann es ja nachvollziehen, wenn es für technisch weniger versierte Kunden schwierig ist, ob sein Anliegen nun eher technisch oder vertrieblich ist. Aber buchhalterische Fragen sollte man durchaus abgrenzen können.

Episode 3: Wir glauben Euch nicht(s)!

Es gibt Kunden, die glauben einem nicht(s). Weder den AGB, noch dem Vertrag, noch einer Rechnung, noch dem, was wir schreiben.

Ein Kunde hatte seine Domain deutlich zu spät gekündigt - somit fiel die Gebühr für das nächste Jahr komplett an, auch wenn sie gelöscht wurde. Wir hatten ihm mitgeteilt, dass er zu spät gekündigt hat, und dass er die vollen 12 Monate entrichten muss (was so ganz offen in den AGB und damit dem Vertrag steht), und boten ihm an, die Domain erst nach Ablauf der weiteren 12 Monate zu löschen, somit hätte er wenigstens nicht umsonst bezahlt. Er wollte dennoch die sofortige Löschung.

Etwas später und im Anschluss an die Rechnung kam dann die Beschwerde: Wieso er denn nun für die vollen 12 Monate zahlen müsse. Wir sollten ihm doch bitte nachweisen, dass wir selbst diese Gebühren wirklich abgeführt hätten etc.

Ich glaube, wir sollten am besten alle unsere Ein- und Ausgangsrechnungen veröffentlichen und 100%ige Transparenz schaffen, um endgültig derartigen Vorwürfen zu entgehen...

Episode 2: Die Gebühren für Überweisungen

Unsere Produkte sind - wie bei den meisten vergleichbaren Anbietern - so kalkuliert, dass wir durch Standardisierung und Rationalisierung Kosten einsparen, die dann nicht die Masse der Kunden indirekt mittragen muss.

Dazu zählt auch der Zahlungsverkehr. Der Einzug vom Bankkonto ist automatisiert handelbar, er "kostet" uns praktisch nichts. Und genau so sind unsere Produkte kalkuliert. Eine Zahlung per Überweisung dagegen ist ein Kostenfaktor, angefangen von der Postengebühr bei der kontoführenden Bank, der z.T. notwendigen manuellen Verbuchung bis hin zum ggf. personellen Aufwand. Diesen Kostenfaktor anteilig für alle Kunden, die gerne z.B. per Bankeinzug zahlen, miteinzuberechnen, ist in meinen Augen unfair.

Ausgewählten Kunden bieten wir die Möglichkeit an, per Überweisung zu bezahlen. Aber wir erheben dafür die exorbitant hohe Gebühr von 1 Euro inkl. MwSt. je Rechnung (somit in der Regel pro Monat) - was selbstverständlich vorher kommuniziert wird. Wer das nicht mag, muss das Angebot ja nicht wahrnehmen, und kann entweder per Bankeinzug zahlen, oder pre Kreditkarte - oder auch gänzlich bei einem anderen Anbieter "zuschlagen".

Nun beschwert sich ein nicht deutscher und gewerblicher Kunde, der seit Jahren bei uns ist und einen relativ angenehmen Grundrabatt auf einen Teil der gebuchten Produkte genießt, sehr fordernd darüber, dass diese Gebühr in seinem Land nicht zulässig ist.

Darauf fällt einem leider nicht viel ein, insbesondere keine Kulanz.

Es gibt Tage, da gibt es gefühlt nur zickige Kunden

Episode 1: Die Mahngebühren

Es gibt einen zum Glück nur sehr kleinen Teil an Kunden, die immer wieder in die Mahngebühren reinrutschen, weil sie (a) sich für die Zahlungsweise Überweisung entschieden haben, (b) die Frist von 3 Wochen zur Begleichung sowie (c) die Frist von weiteren 10 Tagen seit der Zahlungserinnerung verstreichen ließen. Ganz abgesehen von 5 Tagen Zeit, die wir für den Zahlungsverkehr als extra Puffer einrechnen. Summa summarum also 36 Tage, bis wir eine Mahnung verschicken, alles davor ist eine Erinnerung ohne jegliche Kosten.

Schade, dass man immer wieder mit denselben Kunden über genau diese Mahngebühren (in Höhe von 2,50 Euro brutto) diskutieren muss - und dann auch noch im selben Atemzug über gewünschte Preisnachlässe.

Da gibt es wirklich Unternehmer, die nach 30 Monaten angeblich ungerechtfertigte Abbuchungen auf ihrem Konto von uns bemerken. Wohlgemerkt für eine DSL-Flatrate, die sie angeblich nie genutzt haben. Wohl aber auch zugebend, dass sie "damals" ein IT-Unternehmen mit der Einrichtung beauftragt hätten.

Nun schreiben wir mit der Rechtsanwältin hin- und her und diskutieren. Selbstverständlich haben wir keinerlei Gebühren ab dem Tag des Widerspruchs mehr berechnet und den vorausberechneten Rest zurückerstattet. Als Kulanz haben wir 3 Monatsgebühren angeboten. Ich halte das für eine angemessene Zeit, um seine Kontoauszüge zu kontrollieren, selbst als Privatperson, erst recht als Vollkaufmann. Etwas Anderes wäre es, wenn dem Gründe wie Krankheit etc. entgegenstünden, dann würden wir das erweitern.

Vielleicht sollte ich noch anmerken, dass der Kunde 30 Monate lang jeden Monat eine Rechnung zu jeder Abbuchung an seine info@SEINE-FIRMEN-DOMAIN bekommen und nie darauf reagiert hat.

Ich weiß gar nicht, wann das letzte Mal ein Kunde mit einem (Verrechnungs-)Scheck seine offenen Posten bezahlen wollte.

Es ist jedenfalls schon so lange her, dass wir nicht einmal mehr Einreichungsvordrucke dafür haben

Erfreulich

Heute morgen stellte ich fest das sie die Rechnung für den Server immer noch nicht von meinem Konto abgebucht haben. Da stelle ich mir die Frage: Möchten Sie nicht bezahlt werden?

Für Interessierte: Wir buchen in der Regel etwa 2 Wochen nach Rechnungsdatum ab. Das Datum variiert je nach Wochen-/Werktag um +/- 2 Tage.

Auf mehr- aber nicht vielfachen Wunsch einiger Kunden haben wir die Rechnungs-E-Mail heute dahingehend angepasst, dass wir ab sofort immer 2 Versionen der Rechnungs-PDFs anhängen: Die normale in Farbe und eine Druckversion in schwarz/weiß.

In der Tat ist die farbige Version mit weißer Schrift und dunkelgrauem Hintergrund im unteren Bereich je nach Drucker schlecht zu lesen. Für alle Kunden aber nur die schwarz-weiße Variante anzubieten, hielten wir für genauso unschön wie einen Link zu einer Druckversion im Kunden-Menü o.ä. anzubieten (was für unsere Kunden ja ein Extra-Schritt gewesen wäre).

Ich hoffe, dass die ausreichende Kennzeichnung des E-Mail-Anhangs ausreicht, um eine mögliche Verwirrung zu vermeiden (sprich dass keiner auf die Idee kommt, dass es sich um zwei Rechnungen handeln würde). Ich bin gespannt.

Es ist schon seltsam, wenn Firmen das Datum "Rechnung vom" und "Rechnung fällig am" verwechseln. Dann kann man mit dem Überweisen so schnell sein, wie man will

Eine ganz pfiffige Idee hatte ein Kunde, der sich um die Begleichung einer Rechnung drücken wollte: Er hatte versucht, zu erzwingen, dass die Einforderung einer alten Rechnung noch aus der Zeit der Einzelfirma (also vor der GmbH) durch die GmbH eingefordert werden müsste, und nicht durch den Aussteller der ursprünglichen Rechnung. Er bemühte dazu windige und nichtssagende Formulierungen, die er von seiner Ehefrau, ihres Zeichens Rechtsanwältin, an das zuständige Gericht schicken ließ.

Das machte ihm aber im schriftlichen Verfahren einen Strich durch die Rechnung. Schaue ich mir die Urteilsbegründung an, liest man zwischen den Zeilen, wie sehr dem Richter diese Masche des Kunden versuchter aber juristisch haltloser Spitzfindigkeiten auf den Zeiger geht. Man merkt förmlich, wie sehr es dem Richter in den Fingern gejuckt hat, hier noch mehr (evtl. belehrende Worte) zu schreiben.

Schade, dass man diesen Fall nicht außergerichtlich klären konnte. Schließlich hatten wir es mehr als 14 Monate im Gütlichen versucht.

Gestern flatterte der Plan eines ehemaligen Kunden zu einer außergerichtlichen Schuldenbereinigung ins Haus. Laufzeit 72 Monate, für uns monatlich (anteilig) 0,00 Euro.

Da wir mit 25,66 Euro kein wirklich großer Gläubiger sind (waren), dem gegenüber aber einige andere mit mehreren tausend Euro standen, wollten wir das Verfahren nicht platzen lassen und haben dem Plan zugestimmt.

Das ist der Nachteil der Prozentrechnung

Ein Schuldner hatte unserem Inkassobüro einen Widerspruch geschickt. Sein Abschlussatz:

Mein Büro ist vom 21.11.2011 bis einschließlich 23.12.2011 nicht besetzt, ich bitte Sie dies bei jeglicher Fristsetzung zu berücksichtigen.

Und nein, das "12." ist kein Schreibfehler

Es gibt Kündigungen, da ist es angebracht, nachzufragen: Ein Kunde hat zwei Domains gekündigt, eine zur Löschung freigegeben, die andere zum Transfer.

Allerdings hatte er die Domain zur Löschung angegeben, die er auch für seine E-Mail-Adresse nutzt. Das riecht nach einem Fehler.

Und der Riecher war richtig, er wollte es genau andersherum