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E-Mail-Anschreiben zu Rechnungen

Am Wochenende erreichte mich persönlich eine (echte) E-Mail mit Rechnungs-PDF im Anhang. Das Anschreiben per E-Mail: Das Problem an der Rechnung: Ich konnte den Firmen-Namen nicht direkt mit dem Produkt, das ich gekauft hatte, in Verbindung bringen. Sprich ich war micht nicht sicher, ob das gerade Spam ist oder nicht.

Und das brachte mich auf die Idee, zu überlegen, ob unsere Kunden unsere Rechnungs-Anschreiben per E-Mail direkt als authentisch identifizieren können oder nicht. Dieses sieht bei uns so aus: Und jetzt meine Frage in den Raum: Würdet Ihr Euch in der E-Mail zur Rechnung etwas an weiteren Angaben wünschen? z.B. einen Auszug aus den Rechnungs-Positionen? Wer jetzt direkt an Informationen zu den enthaltenen Verträgen denkt: Wir berechnen auf einer Rechnung durchaus DSL, Webhosting und Server zusammen. Sprich eine Rechnung kann zig verschiedene "Verträge" umfassen :-)

Kommentare

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MrChick

Also ich führe in meinen Rechnungsmails grundsätzlich kurz die enthaltenen Posten mit auf.
Dient der Übersicht und stört auch nicht, dafür freue ich mich immer wenn ich bei erhaltenen Rechnungen auf den ersten Blick erkennen kann, was das jetzt ist.

Martin

Also ich mag das schon wenn bei Bestellbestätigungen / Rechnungen die Positionen einzeln aufgeführt sind und am besten dann keine verspielte HTML E-Mail. Und zusätzlich dann PDF zum Ausdrucken (außer die E-Mail ist schon schön genug und enthält alle wichtigen Daten)

Hat 2 Gründe,
1. Ich kann recht einfach sagen ob die E-Mail zu irgendetwas gehört was ich bestellt habe und
2. Mein E-Mail Programm tut sich leichter innerhalb der E-Mail zu suchen als in den PDFs im Anhang.

anderer Martin

Ich kann verstehen, dass die Rechnung als PDF gesendet wird. Aber ich freue mich immer, wenn ich direkt aus der Mail schon sehen kann, worum es geht und ggf. auch die Gesamtsumme sehen kann, ohne eine PDF zu öffnen. Zuviele Viren, etc. verbreiten sich über gefälschte Dokumente, sodass ich diese in aller Regel nur anschaue, wenn ich "muss".

Mir persönlich wären Rechnungen per Mail so am liebsten, dass im Mailtext zumindest eine grobe Übersicht der Kosten steht + die Gesamtsumme enthalten ist. Bei Fragen/Unstimmigkeiten kann ich mir dann immernoch die Rechnuing im Detail ansehen. Solange ich nichts umbuche, zahle ich bei euch ja meist jedesmal dasselbe.

Beispiel:
1) Webhosting M (optional je mit Einzelpreisuaflistung, für mich nicht nötig)
2) DSL-Flatrate
3) Rootserver M
3.1) Zusätzliche IPV4-Adressen
3.2) Traffic

Die Gesamtsumme x wird vom Konto eingezogen

noname

Die einzelnen Rechnungsposten sind meiner Meinung nach (gerade bei regelmäßigen Rechnungen) nicht nötig, dafür hat man ja das pdf, aber die Gesamtsumme wäre praktisch. So seh ich direkt, ob alles wie erwartet läuft, oder ein genauerer Blick nötig ist.

Eckhart

Der Rechnungsbetrag ist doch ausgewiesen.

noname

Ups, da hab ich wohl die Mails für den Server und den Mobilfunktarif verwechselt - sorry.

Eckhart

Berührt das Thema nur am Rande, aber:
https://developers.google.com/gmail/markup/reference/invoice
wäre für mich als Inbox-Benutzer inzwischen traumhaft.

Alex

hm,
ein Marktbegleiter bei dem ich auch Internetdienstleistungen beziehe, sendet seine Rechnung als
- pdf (für die Buchhaltung)
- csv (für den automatischen Import in die BuHa
- als Text in der email

da weiss ich relativ schnell. ob die echt ist.

Max Müller

Ich habe die Daten lieber in der Mail. In der Regel mache ich das PDF eh nicht auf. In euerm Fall steht die Summe ja schon in der Mail, der/die zugehörigen Posten wären also auf jeden Fall eine Erleichterung.

Max

Joern

bei Euren Rechnungen hatte ich noch nie Probleme, die zu erkennen.

Aber, wenn Du drüber nachdenkst: Unsere Kunden haben das sehr positiv aufgenommen, dass wir von

- früher: "Im Anhang erhalten Sie die aktuelle Rechnung. Den Gesamtbetrag XXX Euro überweisen Sie bitte" auf

- jetzt: Adresszeile wie in der PDF-Rechnung auch, Rechnungsinhalt in Kurzform (nur den normalen Langtext, jedoch ohne ergänzende Beschreibungen, Leistungszeiträume, Einzelpreise), Gesamtsumme, Zahlungshinweis

umgestellt haben.

sarc

Ich bin auch ein Fan davon, wenn ich die Posten grob sehe.

Da eure Rechnungen ja regelmäßig kommen sehe ich da aber sonst auch keine "Verwechslungsprobleme". Man kennt seinen Hoster ja für gewöhnlich.

Allerdings würde ich über das "Bitte prüfen Sie diese Rechnung gleich jetzt" stolpern. Gerade bei der aktuellen Schadsoftwarewelle klingeln bei "ich soll sofort in den Anhang schauen" die Alarmglocken.

Kriegt man das PDF eigentlich auch noch online bei euch? Wenn ja würde ich nen kleinen Hinweis mit reinpacken, dann können das die Paranoiden das einfach nur als "Rechnungshinweis" sehen. Optimal wäre dann natürlich, wenn man einstellen könnte, ob man die Rechnung per Mail oder nur einen Hinweis (und Rechnung dann generell online) haben will. Könnte ja sein, dass es Leute gibt, die es nicht mögen, wenn regelmäßig Rechnungsposten und Kundennummer per Mail verschickt werden.

Lars

Der Goldstandard wäre natürlich, wenn man seinen public key im Webinterface hinterlegen könnte und die Anhänge verschlüsselt würden. So macht es die Telekom seit Jahren und da kann man sich ruhig mal was abgucken :-)

larsrh

Dafür!

Markus

Dafür! Was Martin (#2) sagt. Was Lars (#10) sagt.

Mach doch mal ein Abstimmungsformular auf, das wird hier langsam unübersichtlich... Der Trend scheint aber klar zu sein, oder?

Oliver

Irgendwie ganz schön lang.
Aber wenn es so bleiben soll, würde ich den Link zum Konto-Änderungsform auch gleich noch mit reinnehmen

Patrick

Ich finde Statements á la "Bitte sofort öffnen", "Dringend ansehen", "Umgehend prüfen", "Bitte prüfen Sie diese Rechnung gleich jetzt!" schonmal sehr verdächtig. Ich würde das weglassen. Wenn man mich nötigen will, unüberlegt einen Anhang zu öffnen, dann werde ich direkt misstrauisch.

Weiterhin ist der erste Part irgendwie komisch strukturiert. Da ist eine "Tabelle" in einen Satz eingebaut, das erschließt sich mir rein vom Satzbau nicht.

Juergen

Ihr schickt nicht wirklich persönliche Daten wie Kontonummern mit zugeordneten Namen und Kundennummern unverschlüsselt im Text einer einfachen E-Mail? Das geht ja gar nicht!

Ansonsten: Der Rechnungsbetrag in der Mail ist hilfreich - Einzelposten haben da nix zu suchen, dafür gibts den Anhang.
Bei hervorgehobenen Zeilen wie "Prüfen Sie die Rechnung gleich jetzt" springt mein Finger automatisch auf die Löschtaste.

Zur Absenderbestätigung wäre eine Signatur schön. Das ist heutzutage kein Hexenwerk mehr.

Juergen

Sorry, grad erst noch gesehen, dass da was von GNUPG-Signatur steht....
Aber ich frage mich gerade ob nicht eine S/MIME-Signatur möglich wäre, die jeder prüfen könnte.

Manuel Schmitt (manitu)

Die sind natürlich teil-anonymisiert!

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