Montag, 20. Juni 2016, 07:55
E-Mail-Anschreiben zu Rechnungen
Am Wochenende erreichte mich persönlich eine (echte) E-Mail mit Rechnungs-PDF im Anhang. Das Anschreiben per E-Mail:
Und das brachte mich auf die Idee, zu überlegen, ob unsere Kunden unsere Rechnungs-Anschreiben per E-Mail direkt als authentisch identifizieren können oder nicht. Dieses sieht bei uns so aus:
Sehr geehrter Herr Schmitt,Das Problem an der Rechnung: Ich konnte den Firmen-Namen nicht direkt mit dem Produkt, das ich gekauft hatte, in Verbindung bringen. Sprich ich war micht nicht sicher, ob das gerade Spam ist oder nicht.
anbei erhalten Sie Ihre Rechnung Nr. XXX vom 19.06.2016 im pdf-Format.
Zum Öffnen dieser Datei benötigen Sie den Adobe Acrobat Reader, welchen Sie auf nachfolgender Internetadresse kostenlos herunterladen können:
http://www.adobe.com/de/products/acrobat/readstep2.html
Mit freundlichen Grüßen
[Name]
[Firma]
Und das brachte mich auf die Idee, zu überlegen, ob unsere Kunden unsere Rechnungs-Anschreiben per E-Mail direkt als authentisch identifizieren können oder nicht. Dieses sieht bei uns so aus:
[ANREDE MIT FAMILIENNAME],Und jetzt meine Frage in den Raum: Würdet Ihr Euch in der E-Mail zur Rechnung etwas an weiteren Angaben wünschen? z.B. einen Auszug aus den Rechnungs-Positionen? Wer jetzt direkt an Informationen zu den enthaltenen Verträgen denkt: Wir berechnen auf einer Rechnung durchaus DSL, Webhosting und Server zusammen. Sprich eine Rechnung kann zig verschiedene "Verträge" umfassen
anbei erhalten Sie unsere
Rechnung Nr.: [XXX]
Rechnungsdatum: [XXX]
Rechnungsbetrag: [XXX]
zu Ihrer
Kunden-Nummer: [XXX]
-----------------------------------------------
Bitte prüfen Sie diese Rechnung gleich jetzt!
-----------------------------------------------
Bitte werfen Sie doch jetzt gleich einen Blick auf die Rechnung.
Haben sich Fehler eingeschlichen? Dann schreiben Sie uns bitte kurz eine E-Mail an buchhaltung@manitu.de, wir werden diese selbstverständlich sofort korrigieren und Ihnen eine geänderte Rechnung zukommen lassen.
Sofern Sie nicht der Konto-Inhaber oder kein Bevollmächtigter des Konto-Inhabers sind, informieren Sie diesen bitte, z.B. indem Sie diese E-Mail weiterleiten.
----------------------------------------------------------
Der Rechnungsbetrag wird von Ihrem Bankkonto eingezogen!
----------------------------------------------------------
Gemäß des von Ihnen erteilten Mandats werden wir den Rechnungsbetrag frühestens am [XXX] per SEPA-Lastschrift von folgendem Konto einziehen:
IBAN: [XXX gekürzt]
BIC: [XXX]
Dieses Lastschrift-Mandat wird durch folgende Angaben gekennzeichnet, welche bei allen künftigen Lastschrifteinzügen angegeben werden:
Mandatsreferenz: [XXX]
Gläubiger-Identifikationsnummer: [XXX]
Sind die o.g. Kontodaten falsch? Dann informieren Sie uns bitte umgehend. Bitte verwenden Sie dazu unbedingt das von uns auf unserer Webseite bereitgestellte Formular.
Haben Sie Einwände gegen die Rechnung oder ist eine Abbuchung derzeit aus Dispositionsgründen nicht möglich? Dann informieren Sie uns bitte umgehend.
(... es folgen noch ein paar Hinweise, insbesondere zur GnuPG-Signatur ...)
Mit freundlichen Grüßen
Ihre manitu Buchhaltung
Kommentare
Ansicht der Kommentare: Linear | Verschachtelt
MrChick
Dient der Übersicht und stört auch nicht, dafür freue ich mich immer wenn ich bei erhaltenen Rechnungen auf den ersten Blick erkennen kann, was das jetzt ist.
Martin
Hat 2 Gründe,
1. Ich kann recht einfach sagen ob die E-Mail zu irgendetwas gehört was ich bestellt habe und
2. Mein E-Mail Programm tut sich leichter innerhalb der E-Mail zu suchen als in den PDFs im Anhang.
anderer Martin
Mir persönlich wären Rechnungen per Mail so am liebsten, dass im Mailtext zumindest eine grobe Übersicht der Kosten steht + die Gesamtsumme enthalten ist. Bei Fragen/Unstimmigkeiten kann ich mir dann immernoch die Rechnuing im Detail ansehen. Solange ich nichts umbuche, zahle ich bei euch ja meist jedesmal dasselbe.
Beispiel:
1) Webhosting M (optional je mit Einzelpreisuaflistung, für mich nicht nötig)
2) DSL-Flatrate
3) Rootserver M
3.1) Zusätzliche IPV4-Adressen
3.2) Traffic
Die Gesamtsumme x wird vom Konto eingezogen
noname
Eckhart
noname
Eckhart
https://developers.google.com/gmail/markup/reference/invoice
wäre für mich als Inbox-Benutzer inzwischen traumhaft.
Alex
ein Marktbegleiter bei dem ich auch Internetdienstleistungen beziehe, sendet seine Rechnung als
- pdf (für die Buchhaltung)
- csv (für den automatischen Import in die BuHa
- als Text in der email
da weiss ich relativ schnell. ob die echt ist.
Max Müller
Max
Joern
Aber, wenn Du drüber nachdenkst: Unsere Kunden haben das sehr positiv aufgenommen, dass wir von
- früher: "Im Anhang erhalten Sie die aktuelle Rechnung. Den Gesamtbetrag XXX Euro überweisen Sie bitte" auf
- jetzt: Adresszeile wie in der PDF-Rechnung auch, Rechnungsinhalt in Kurzform (nur den normalen Langtext, jedoch ohne ergänzende Beschreibungen, Leistungszeiträume, Einzelpreise), Gesamtsumme, Zahlungshinweis
umgestellt haben.
sarc
Da eure Rechnungen ja regelmäßig kommen sehe ich da aber sonst auch keine "Verwechslungsprobleme". Man kennt seinen Hoster ja für gewöhnlich.
Allerdings würde ich über das "Bitte prüfen Sie diese Rechnung gleich jetzt" stolpern. Gerade bei der aktuellen Schadsoftwarewelle klingeln bei "ich soll sofort in den Anhang schauen" die Alarmglocken.
Kriegt man das PDF eigentlich auch noch online bei euch? Wenn ja würde ich nen kleinen Hinweis mit reinpacken, dann können das die Paranoiden das einfach nur als "Rechnungshinweis" sehen. Optimal wäre dann natürlich, wenn man einstellen könnte, ob man die Rechnung per Mail oder nur einen Hinweis (und Rechnung dann generell online) haben will. Könnte ja sein, dass es Leute gibt, die es nicht mögen, wenn regelmäßig Rechnungsposten und Kundennummer per Mail verschickt werden.
Lars
larsrh
Markus
Mach doch mal ein Abstimmungsformular auf, das wird hier langsam unübersichtlich... Der Trend scheint aber klar zu sein, oder?
Oliver
Aber wenn es so bleiben soll, würde ich den Link zum Konto-Änderungsform auch gleich noch mit reinnehmen
Patrick
Weiterhin ist der erste Part irgendwie komisch strukturiert. Da ist eine "Tabelle" in einen Satz eingebaut, das erschließt sich mir rein vom Satzbau nicht.
Juergen
Ansonsten: Der Rechnungsbetrag in der Mail ist hilfreich - Einzelposten haben da nix zu suchen, dafür gibts den Anhang.
Bei hervorgehobenen Zeilen wie "Prüfen Sie die Rechnung gleich jetzt" springt mein Finger automatisch auf die Löschtaste.
Zur Absenderbestätigung wäre eine Signatur schön. Das ist heutzutage kein Hexenwerk mehr.
Juergen
Aber ich frage mich gerade ob nicht eine S/MIME-Signatur möglich wäre, die jeder prüfen könnte.
Manuel Schmitt (manitu)